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Glossar: die Begriffe aus Angeboten und Gesprächen

Zwanzig Wörter, die in Angeboten, Projektplänen und Besprechungen vorkommen, ohne dass jemand sie erklärt. Hier stehen sie in Klartext, jeweils mit dem Hinweis, woran Sie merken, dass jemand sie falsch benutzt.

Wozu das gut ist.

In fast jedem Erstgespräch fällt ein Begriff, den beide Seiten benutzen und verschieden verstehen. Das fällt niemandem auf, solange nur geredet wird. Es fällt auf, wenn abgenommen werden soll. Dann steht im Angebot Schnittstelle, gemeint war ein nächtlicher Export, und beide Seiten haben recht.

Dieses Glossar ist deshalb kein Nachschlagewerk zum Lernen, sondern eine Arbeitshilfe für die Besprechung. Jeder Eintrag endet mit einem Satz, der aus einer Definition eine Frage macht, und jede dieser Fragen können Sie stellen, ohne Fachmann zu sein. Wenn Sie wissen wollen, wie diese Fragen in einem Projekt auftauchen, steht das im Vorgehen in vier Phasen.

Die Begriffe von A bis Z.

Zwei bis vier Sätze je Begriff, danach der Satz, der ihn prüfbar macht.

Programmierschnittstelle

API

Eine Schnittstelle, die ein Hersteller absichtlich nach außen anbietet: dokumentierte Funktionen, festgelegte Datenformate, eine Versionsnummer. Der Unterschied zu jeder anderen Art von Datenaustausch ist die Zusage, dass sie beim nächsten Update noch da ist.

Für Ihr Projekt entscheidend sind drei Angaben: lesend oder auch schreibend, welche Felder überhaupt erreichbar sind, und ob die Nutzung zusätzlich lizenziert werden muss. Eine API, die nur lesen darf, trägt Auswertungen, aber keinen Prozess.

Falsch benutzt, wenn

Wenn jemand sagt, das System habe eine API, und damit einen nächtlichen CSV-Export auf ein Netzlaufwerk meint. Das kann brauchbar sein, ist aber keine API, sondern eine Datei, die morgen anders aussehen darf.

Was eine Schnittstelle können muss, bevor sie eine ist

Fertigung

Arbeitsplan

Die Abfolge der Arbeitsgänge, mit denen aus den Teilen einer Stückliste ein Erzeugnis wird: welcher Arbeitsplatz, welche Rüstzeit, welche Stückzeit, welche Reihenfolge. Die Stückliste sagt, woraus etwas besteht, der Arbeitsplan sagt, wie und wie lange.

Jede Terminplanung und jede Vorkalkulation im ERP rechnet mit diesen Zeiten. Sind sie geschätzt oder veraltet, ist das Ergebnis ebenfalls geschätzt, sieht aber aus wie eine Rechnung.

Falsch benutzt, wenn

Wenn die Termintreue diskutiert wird und niemand sagen kann, wann die Zeiten im Arbeitsplan zuletzt gegen die Rückmeldungen aus der Fertigung geprüft wurden.

Nach dem Start

Betrieb

Alles, was nach der Inbetriebnahme dauerhaft anfällt: Server, Updates, Sicherungen, Wiederanlauf nach einem Ausfall, Fehlerbehebung, Erreichbarkeit. Betrieb ist eine eigene Leistung mit eigenen Kosten und einem eigenen Zuständigen.

Wer Software bauen lässt, kauft immer zwei Dinge: das Bauen einmal und das Betreiben jedes Jahr. Der zweite Posten läuft weiter, wenn der erste längst abgerechnet ist, und er entscheidet darüber, ob das System in drei Jahren noch benutzbar ist.

Falsch benutzt, wenn

Wenn ein Angebot den Betrieb nicht erwähnt oder ihn stillschweigend in der Entwicklungssumme mitführt. Die Prüffrage lautet: Wer bekommt den Anruf, wenn die Anwendung um sechs Uhr morgens nicht startet, und was ist dann vereinbart?

Wem Code, Daten und Betrieb gehören

Daten

Bewegungsdaten

Die Daten, die beim Arbeiten entstehen: Aufträge, Buchungen, Lieferscheine, Rückmeldungen, Rechnungen. Sie haben einen Zeitpunkt, sie werden erzeugt und nicht gepflegt, und sie werden mit jedem Tag mehr.

Bei einem Systemwechsel sind Bewegungsdaten die Menge, Stammdaten sind der Aufwand. Die meisten Betriebe übernehmen offene Vorgänge und lassen die Historie im Altsystem stehen, weil ein lesender Zugriff auf alte Belege billiger ist als deren Umformung.

Falsch benutzt, wenn

Wenn in einer Projektplanung von den Daten die Rede ist, ohne dass jemand die Unterscheidung macht. Dann wird der Aufwand an Gigabyte geschätzt statt an der Anzahl der Regeln, die man schreiben muss.

Was ein Datenumzug wirklich kostet

ERP

Customizing

Das Anpassen eines Standardsystems mit den Mitteln, die der Hersteller dafür vorgesehen hat: Einstellungen, eigene Felder, Formulare, Workflows, in größeren Systemen auch eine herstellereigene Programmiersprache.

Die Grenze zur Individualentwicklung ist unscharf, und sie ist die teuerste unscharfe Grenze im ganzen Projekt. Denn jede Anpassung muss bei jedem Versionswechsel erneut geprüft werden, und wer sie geschrieben hat, ist dann meistens nicht mehr da.

Falsch benutzt, wenn

Wenn der Satz, das mache man im Customizing, eine Frage nach Aufwand beenden soll. Lassen Sie sich sagen, ob die Anpassung updatefest ist und wer sie beim nächsten Release nachzieht.

Ablösen oder ergänzen: die Entscheidung dahinter

Kernsystem

ERP

Enterprise Resource Planning: das System, in dem Artikel, Kunden, Aufträge, Bestände, Einkauf, Fertigung und Rechnungen zusammenlaufen. Es ist die Buchführung über die Dinge im Betrieb und der Ort, an dem am Ende gezählt wird.

Ein ERP ist nicht schlecht, weil es einen bestimmten Ablauf nicht abbildet. Es ist dann an dieser Stelle nicht zuständig. Die eigentliche Frage ist nicht, ob es alles kann, sondern ob es das führende System für Artikel, Kunden und Bestände bleibt.

Falsch benutzt, wenn

Wenn im Haus gilt, das ERP könne etwas nicht, und niemand mehr weiß, ob die Funktion fehlt oder bei der Einführung nur nie eingerichtet wurde. Das ist ein Unterschied von mehreren Wochen Projektarbeit.

Zehn Aussagen zum Abhaken: passt Ihr ERP noch?

Steuerung

Kanban

Ursprünglich Karten in der Fertigung: Material wird nachgezogen, wenn ein Behälter leer ist, nicht weil ein Plan es vorsieht. Der Bestand begrenzt sich dadurch selbst.

In der Softwarewelt bezeichnet Kanban meist ein Brett mit Spalten, über das Aufgaben wandern. Beide Bedeutungen sind zulässig, sie haben nur wenig miteinander zu tun, und in einer Besprechung mit Fertigung und IT sitzen regelmäßig beide am Tisch.

Falsch benutzt, wenn

Wenn ein Brett mit Spalten als Nachweis dafür gilt, dass nach Kanban gearbeitet wird, aber nirgends eine Grenze dafür steht, wie viel gleichzeitig laufen darf. Ohne diese Grenze ist das Brett eine Liste.

Vertrag

Lastenheft

Was der Auftraggeber braucht, in seinen eigenen Worten: Anforderungen, Randbedingungen, Mengengerüst, Abnahmekriterien. Es beschreibt das Problem und den Zielzustand, nicht den Weg dorthin.

Ein gutes Lastenheft ist kürzer, als alle erwarten, und es steht früh fest, was als erfüllt gilt. Wer bereits Masken und Tabellen vorschreibt, hat die Umsetzung vorweggenommen und nimmt dem Anbieter damit die Verantwortung dafür ab, dass sie trägt.

Falsch benutzt, wenn

Wenn der Anbieter das Lastenheft schreibt. Dann ist es ein Angebot mit anderem Deckblatt, und es misst später nicht mehr, ob Sie bekommen haben, was Sie brauchten.

Systeme

Mandant

Die oberste Trennung der Daten innerhalb einer Installation: zwei Mandanten sehen einander nicht, obwohl sie dieselbe Software benutzen. Im Mittelstand ist ein Mandant meistens eine Gesellschaft, ein Werk oder eine Marke.

Die Trennung ist billig, solange niemand über sie hinweg auswerten will. Sobald eine Auswertung zwei Mandanten zusammenfassen soll, brauchen Sie entweder abgestimmte Stammdaten in beiden oder eine Stelle außerhalb, an der zusammengeführt wird.

Falsch benutzt, wenn

Wenn Mandant und Berechtigung durcheinandergehen. Berechtigungen regeln, wer etwas sehen darf. Mandanten regeln, was überhaupt vorhanden ist. Wer das eine mit dem anderen ersetzt, baut eine Trennung, die im nächsten Report zerfällt.

Fertigung

MES

Manufacturing Execution System: die Schicht zwischen ERP und Maschine. Es führt den Fertigungsauftrag auf dem Hallenboden aus, plant fein, nimmt Betriebs- und Maschinendaten auf, meldet zurück und dokumentiert.

Das erkennbare Merkmal ist der Takt: ein MES arbeitet in Minuten und Sekunden, ein ERP in Tagen. Wo diese beiden Takte aufeinandertreffen, liegt die Schnittstelle, die in Projekten am häufigsten unterschätzt wird.

Falsch benutzt, wenn

Wenn etwas als MES angeboten wird, das nur Auftragslisten anzeigt, aber keine Rückmeldung aus der Fertigung aufnimmt. Ein System ohne Rückfluss ist ein Anzeigebrett.

Integration

Middleware

Software, die zwischen Systemen sitzt: sie nimmt Nachrichten an, formt sie um, leitet sie weiter, wiederholt sie im Fehlerfall und schreibt mit, was passiert ist. Aus vielen einzelnen Verbindungen wird ein Stern mit einer Mitte.

Sie lohnt sich ab einer gewissen Anzahl von Verbindungen, nicht ab der ersten. Bei zwei Systemen und einer Übertragung ist sie ein zusätzliches System, das ebenfalls betrieben werden, ausfallen und lizenziert werden kann.

Falsch benutzt, wenn

Wenn Middleware als Antwort auf ein Datenproblem verkauft wird. Sie transportiert und protokolliert, sie entscheidet nicht, welcher Datensatz der richtige ist. Diese Entscheidung müssen Sie vorher treffen.

Punkt zu Punkt oder Mitte: wann sich was rechnet

Daten

Migration

Der Umzug von Daten aus einem System in ein anderes, geführt von Regeln: welches Feld wird zu welchem, was wird umgerechnet, was wird zusammengelegt, was bleibt zurück. Kein Kopiervorgang, sondern eine Reihe von Entscheidungen.

Die Arbeit steckt fast immer in den Sätzen, die in keine Regel passen: der Artikel ohne Einheit, der Kunde mit zwei Nummern, das Feld, in das jemand vor Jahren Notizen geschrieben hat. Deshalb gehört zu jeder Migration ein Testlauf mit echten Daten, lange vor dem Termin.

Falsch benutzt, wenn

Wenn im Projektplan ein Balken Migration steht und daneben keiner für Bereinigung und keiner für Probeläufe. Dann ist der Termin nicht geplant, sondern gehofft.

Der Ablauf eines Datenumzugs, Schritt für Schritt

Vertrag

Pflichtenheft

Die Antwort des Auftragnehmers auf das Lastenheft: wie er es umsetzen will, mit Systemgrenzen, Datenmodell, offenen Punkten und den Annahmen, auf denen der Preis beruht. Der Auftraggeber gibt es frei.

Der freigegebene Text ist später die Grundlage für die Abnahme und für jede Diskussion über Mehraufwand. Die Annahmen sind dabei der wichtigste Teil, denn an ihnen erkennen Sie, wofür Sie nachzahlen, wenn die Wirklichkeit anders ist.

Falsch benutzt, wenn

Wenn Lastenheft und Pflichtenheft denselben Inhalt haben. Dann hat eine Seite die andere abgeschrieben, und für die Lücke zwischen Wunsch und Umsetzung ist niemand zuständig.

Fertigung

PPS

Produktionsplanung und -steuerung: der Teil, der aus Bedarfen Fertigungs- und Bestellaufträge macht, Termine rechnet und Kapazitäten belegt. Heute meist ein Modul des ERP, historisch ein eigenes System, weshalb der Begriff in Angeboten weiterlebt.

Das Ergebnis der Planung ist nie besser als Stücklisten, Arbeitspläne und Bestände, auf denen sie rechnet. Eine PPS erzeugt keine Ordnung, sie rechnet die vorhandene Ordnung hoch.

Falsch benutzt, wenn

Wenn schlechte Termine der PPS angelastet werden, obwohl die Stammdaten sie nicht tragen. Der Austausch des Planungswerkzeugs ändert daran nichts, er macht die Abweichung nur bunter.

Bestand

Schatten-IT

Alles, womit täglich gearbeitet wird und was in keiner Systemliste steht: Tabellen mit Makros, kleine Datenbanken, Skripte, ein Werkzeug, das vor Jahren jemand aufgesetzt hat und das seitdem läuft.

Schatten-IT ist kein Fehlverhalten, sondern eine Auskunft: an dieser Stelle hat das offizielle System nicht gereicht, und jemand hat trotzdem gearbeitet. Gefährlich wird sie nicht dadurch, dass es sie gibt, sondern dadurch, dass sie an einer einzelnen Person hängt, die auch einmal krank ist.

Falsch benutzt, wenn

Wenn sie als Disziplinproblem behandelt wird. Wer sie verbietet, ohne den Bedarf zu ersetzen, verliert nur die Übersicht darüber, wo sie liegt.

Wie Sie Ihre Schatten-IT in einer Woche aufnehmen

Integration

Schnittstelle

Jede Stelle, an der zwei Systeme Daten austauschen: eine API, ein Dateiexport, eine Datenbanksicht, im Zweifel auch ein Mensch, der Zahlen von einem Bildschirm in den anderen tippt. Die letzte Variante ist die häufigste und steht in keiner Dokumentation.

Eine Schnittstelle ist erst dann beschrieben, wenn fünf Dinge geklärt sind: Richtung, Auslöser, Format, Verhalten im Fehlerfall und die Person, die im Fehlerfall handelt. Fehlt eines davon, ist es eine Absicht.

Falsch benutzt, wenn

Wenn der Satz, es gebe eine Schnittstelle, die Frage beantworten soll, ob die Daten stimmen. Beantwortet ist damit nur, dass sich etwas bewegt.

Die fünf Angaben, ohne die keine Schnittstelle vereinbart ist

Vertrag

SLA

Service Level Agreement: die schriftliche Zusage, wie schnell auf eine Störung reagiert wird, in welcher Zeit sie behoben sein soll und zu welchen Zeiten diese Zusage überhaupt gilt.

Entscheidend sind drei Größen, die oft vermischt werden: die Reaktionszeit, also wann sich jemand meldet, die Wiederherstellzeit, also wann es wieder läuft, und die Servicezeit, also an welchen Tagen und Stunden die beiden ersten gelten. Dazu gehören Störungsklassen, sonst ist jede Störung gleich dringend und damit keine.

Falsch benutzt, wenn

Wenn eine Zusage wie Support rund um die Uhr als SLA gilt und niemand sagen kann, was bei einem Totalausfall in der ersten Stunde passiert und was der Anbieter schuldet, wenn es nicht passiert.

Daten

Stammdaten

Die Daten, die beschreiben, womit gearbeitet wird: Artikel, Kunden, Lieferanten, Preise, Stücklisten, Arbeitspläne. Sie ändern sich selten und gelten lange.

Genau deshalb wirkt ein Fehler in den Stammdaten über Jahre und an vielen Stellen gleichzeitig: in der Kalkulation, im Einkauf, in der Planung, in der Rechnung. Wer Stammdaten nicht pflegt, bezahlt das in jedem Prozess, der auf ihnen aufsetzt, nur nie an einer Stelle, an der es auffällt.

Falsch benutzt, wenn

Wenn Stammdatenpflege als Aufgabe genannt wird, aber keinen Namen und keine Zeit im Kalender hat. Dann ist es keine Aufgabe, sondern eine Hoffnung.

Fertigung

Stückliste

Die Aufstellung, aus welchen Teilen und Mengen ein Erzeugnis besteht, meist über mehrere Stufen. Sie ist die Grundlage für Materialbedarf, Kalkulation und Einkauf.

Varianten sind die Stelle, an der Stücklisten kippen. Entweder es gibt eine Stückliste je Variante, dann ist jede Änderung vielfach zu pflegen, oder es gibt eine mit Regeln, dann muss das System diese Regeln können. Beides kostet, und die Entscheidung gehört an den Anfang, nicht in die Einführung.

Falsch benutzt, wenn

Wenn von Varianten die Rede ist und die Stücklisten in Wahrheit als Kopien nebeneinanderliegen. Das ist keine Variantenfertigung, das ist eine Kopiersammlung mit dem Risiko, dass eine Kopie nicht mitgeändert wurde.

Software

Technische Schuld

Die aufgeschobene Arbeit in einer Software: eine Abkürzung, die beim Bauen richtig war, weil der Termin stand, und die beim nächsten Umbau bezahlt wird.

Schuld ist nicht dasselbe wie Pfusch. Sie ist ein bewusst aufgenommener Kredit, und wie jeder Kredit hat sie einen Zins: die zusätzliche Zeit, die jede spätere Änderung an dieser Stelle braucht. Das macht sie verhandelbar. Man kann sie aufnehmen, man muss nur wissen, dass man es tut, und wo sie liegt.

Falsch benutzt, wenn

Wenn damit jede unsaubere Stelle im Code bezeichnet wird, auch die, die nie wieder jemand anfasst. Wo nichts geändert wird, fallen keine Zinsen an. Technische Schuld zählt nur dort, wo weitergearbeitet wird.

Drei Fragen, die jeden Begriff prüfen.

Wenn ein Wort im Gespräch fällt, das hier nicht steht, helfen diese drei Fragen weiter. Sie funktionieren unabhängig vom Fachgebiet, weil sie nicht nach der Bedeutung fragen, sondern nach den Folgen.

1. Frage 1

   Woran würden wir merken, dass es nicht funktioniert?

   Ein Begriff, zu dem niemand ein Versagen beschreiben kann, beschreibt nichts. Wer eine Schnittstelle meint, kann sagen, was passiert, wenn die Gegenstelle nicht antwortet.

2. Frage 2

   Wer ist zuständig, wenn es kaputt ist?

   Jeder Begriff aus diesem Glossar hat im Betrieb einen Namen dahinter. Fehlt der Name, ist die Sache nicht vereinbart, egal wie gut sie im Angebot klingt.

3. Frage 3

   Was kostet das im zweiten Jahr?

   Lizenz, Pflege, Betrieb und die Arbeit an den Anpassungen beim nächsten Versionswechsel. Begriffe, die im ersten Jahr billig aussehen, unterscheiden sich im zweiten deutlich.

Was dieses Glossar nicht leistet.

Es macht Sie nicht zum Fachmann, und das soll es nicht. Wer nach dem Lesen weiß, was ein MES ist, weiß deshalb noch nicht, ob er eines braucht. Diese Frage beantwortet keine Definition, sondern ein Blick auf Ihre Abläufe.

Es ersetzt auch keine Entscheidung. Die Begriffe hier klingen klar, die Wirklichkeit im Betrieb ist es selten. Zwei Betriebe mit demselben ERP und derselben Größe können bei derselben Frage zu gegensätzlichen und trotzdem richtigen Antworten kommen, weil ihre Mengen, ihre Leute und ihre Historie verschieden sind.

Und es ist kein Argument gegen Ihren bisherigen Dienstleister. Dass jemand Fachbegriffe benutzt, heißt nicht, dass er etwas verbirgt. Es heißt meistens nur, dass er den ganzen Tag damit arbeitet und vergisst, wie das von außen klingt. Fragen Sie nach. Wer darauf ungehalten reagiert, hat Ihnen die eigentliche Auskunft schon gegeben.