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Datenmigration ohne Stillstand.
Altdaten sind nie sauber. Das ist kein Versäumnis Ihres Hauses, sondern der Normalfall. Die Frage ist nicht, ob Sie Fehler mitnehmen, sondern welche Sie vorher kennen.
Kurz gefasst
- Bereinigen Sie nicht alles. Entscheiden Sie je Feld: übernehmen, bereinigen, ableiten, weglassen.
- Führen Sie den alten Schlüssel im neuen System als eigenes Feld mit. Das ist die billigste Versicherung im ganzen Projekt.
- Historie gehört in drei Stufen, nicht in die Entscheidung alles oder nichts.
- Der Rückweg wird geprobt, sonst ist er keiner.
Warum Altdaten nie sauber sind.
Ein Datenbestand ist ein Protokoll der Geschichte eines Unternehmens, nicht sein Abbild. Er enthält jede Umstellung, jede Personalveränderung, jede Notlage, in der jemand ein Feld benutzt hat, weil kein passendes da war. Wer die Migration plant, sollte das nicht als Mangel behandeln, sondern als Bestandsaufnahme.
Die vier Muster unten kommen in fast jedem Bestand vor, den ich gesehen habe. Sie sind der Grund, warum eine Migration inhaltliche Arbeit ist und nicht nur technische.
Im Feld Bemerkung steht die Verpackungsvorschrift, im zweiten Namensfeld die Abteilung, im Matchcode ein Kürzel für den Außendienst. Fachlich sinnvoll, technisch unsichtbar. Solche Felder findet man durch Auszählen der tatsächlichen Werte, nicht durch Hinsehen in die Maske.
Kunden, die seit Jahren nichts bestellt haben, Artikel und Lieferanten, die es nicht mehr gibt. Löschen war riskant, also blieb alles. Im Altsystem kostet das nichts, im neuen jede Menge, weil jeder Satz übersetzt, geprüft und gepflegt werden will.
Der heutige Bestand ist oft selbst das Ergebnis einer früheren Migration. Deren Kompromisse sind mit eingewandert: abgeschnittene Texte, Sammelkonten für Sonderfälle, Nummernkreise, die zweimal vergeben wurden. Fragen Sie früh, ob es einen Vorgänger gab und was damals nicht mitkam.
Warum beginnen manche Artikelnummern mit einer Null, andere nicht? Wer das weiß, sitzt im Einkauf und ist seit vielen Jahren dabei. Solche Regeln gehören in die Prozessanalyse, bevor jemand ein Mapping schreibt.
„Das ziehen wir einfach eins zu eins herüber.“ Dieser Satz verschiebt die gesamte Klärungsarbeit hinter den Umstellungstermin, also in den laufenden Betrieb, wo sie am meisten kostet und niemand mehr Zeit dafür hat.
Wo die Daten überhaupt liegen, ist eine eigene Frage. Fast immer gibt es neben dem führenden System Tabellen und Datenbanken, die niemand auf der Liste hat. Wie Sie die finden, steht in der Inventur der Schatten-IT. Die Ausgangslage dazu beschreibt verteilte Daten ohne gemeinsame Wahrheit.
Was sauber praktisch heißt.
Sauber ist kein Zustand, den man erreicht, sondern eine Entscheidung, die man je Feld trifft. Nehmen Sie die Feldübersicht des Zielsystems und gehen Sie sie durch. Für jedes Feld gibt es genau vier mögliche Antworten, und jede Antwort hat einen Namen und einen Verantwortlichen.
Übernehmen
Der Wert wandert unverändert. Voraussetzung: das Zielfeld bedeutet dasselbe. Gleicher Feldname bedeutet nicht gleiche Bedeutung, das gilt besonders für Datumsfelder, Mengeneinheiten und Statuswerte.
Bereinigen
Der Wert wandert nach einer Regel, die vorher aufgeschrieben ist. Beispiel: Telefonnummern werden ins internationale Format gebracht, Rechtsformen vereinheitlicht. Die Regel steht in einem Dokument, nicht nur im Skript.
Ableiten
Das Zielfeld ist neu und wird aus vorhandenen Daten berechnet: eine Kundenklasse aus dem Umsatz der letzten Jahre, ein Beschaffungstyp aus der Lieferantenzuordnung. Hier entscheidet die Fachabteilung die Formel, sonst entsteht eine Zahl, der niemand traut.
Weglassen
Das Feld kommt nicht mit. Die schwierigste und wichtigste der vier Antworten. Sie braucht eine benannte Person, die sie verantwortet, und einen Satz dazu, wo der Inhalt stattdessen nachschlagbar bleibt.
Der häufigste Fehler an dieser Stelle ist der Versuch, den gesamten Bestand vorab auf Hochglanz zu bringen. Das bindet die Fachabteilung monatelang, und die Hälfte der Arbeit betrifft Sätze, die nie wieder angefasst werden. Bereinigen Sie, was in Prozesse eingeht, und lassen Sie den Rest liegen, bis er gebraucht wird.
Dubletten finden, bevor sie umziehen.
Dubletten sind der Fehler, der am teuersten mitwandert: zwei Kundenkonten, zwei Kreditlimits, zwei Auswertungen, zwei Wahrheiten. Im Altsystem hat man gelernt, damit zu leben. Im neuen System hat noch niemand gelernt, damit zu leben, also fällt es sofort auf, meist beim ersten Mahnlauf.
- Schritt 1
Normalisieren
Vor jedem Vergleich wird vereinheitlicht: Groß- und Kleinschreibung, Rechtsformkürzel, Straße und Str., Umlaute, Leerzeichen, Telefonnummern ohne Formatierung. Die Normalisierung verändert nicht den Bestand, sondern erzeugt eine zweite, technische Schreibweise neben dem Original. Das Original bleibt, weil es die Rechnungsanschrift ist.
- Schritt 2
Vorauswahl bilden
Jeden Satz mit jedem zu vergleichen dauert zu lange. Stattdessen bilden Sie Gruppen, in denen Dubletten überhaupt liegen können: gleiche Postleitzahl, gleiche ersten Zeichen des Namens, gleiche Steuernummer. Verglichen wird nur innerhalb der Gruppe. Wer die Gruppen zu eng schneidet, findet echte Dubletten nicht mehr.
- Schritt 3
Regeln mit Gewicht
Ein Treffer ist selten eindeutig. Gleiche Steuernummer wiegt schwer, gleicher Ort wiegt fast nichts, gleiche Bankverbindung wiegt schwer, ähnlicher Name allein reicht nie. Jede Regel bekommt ein Gewicht, die Summe ergibt einen Wert je Paar. Diese Gewichte legt die Fachabteilung fest, nicht die Technik.
- Schritt 4
Schwelle und Handklärung
Oberhalb der oberen Schwelle wird automatisch zusammengeführt, unterhalb der unteren gar nicht, dazwischen entscheidet ein Mensch. Diese mittlere Zone ist die Arbeit. Sie klein zu rechnen, indem man die Schwellen zusammenschiebt, verlagert den Fehler nur in den Betrieb.
Ein Adressbestand hat 8.000 Einträge. Die Vorauswahl über Postleitzahl und Namensanfang liefert 400 verdächtige Paare. Rechnen Sie zwei Minuten je Paar, dann sind das rund 13 Stunden Handklärung. Auf zwei Personen verteilt ist das eine Woche nebenher, kein Projekt. Genau deshalb lohnt sich die Vorauswahl: ohne sie stehen 8.000 mal 8.000 Vergleiche im Raum, und dann diskutiert niemand mehr über zwei Minuten.
Zusammenführen heißt nicht löschen
Wenn zwei Sätze zusammengelegt werden, entsteht ein führender Satz, und für jedes Feld muss feststehen, welcher der beiden Werte gewinnt. Meist gewinnt der zuletzt in einem echten Vorgang benutzte Wert, nicht der zuletzt geänderte. Der unterlegene Satz verschwindet nicht, sondern bleibt als Verweis stehen, damit alte Belegnummern und alte Verknüpfungen weiterhin an ein Ziel führen. Ohne diesen Verweis zeigen Ihre Archivdokumente ins Leere.
Schlüssel: die Entscheidung, die bleibt.
Fast alles an einer Migration lässt sich nachbessern. Die Schlüsselbildung nicht, jedenfalls nicht ohne alles noch einmal zu tun. Sobald Belege, Archivdokumente und Schnittstellen auf eine Nummer zeigen, ist diese Nummer gesetzt.
Technischer Schlüssel innen
Intern identifiziert ein bedeutungsloser Schlüssel den Satz. Bedeutungslos ist hier ein Vorteil: er muss sich nie ändern, weil er nichts aussagt. Sprechende Nummern, in denen Werk, Warengruppe und Jahr stecken, ändern sich in dem Moment, in dem sich die Organisation ändert. Dann zeigt Ihr Schlüssel auf eine Struktur, die es nicht mehr gibt.
Sprechende Nummer außen
Was der Einkauf am Telefon nennt, darf weiterhin sprechen. Es ist dann aber eine Anzeigenummer neben dem technischen Schlüssel und nicht der Schlüssel selbst. Diese Trennung kostet in der Migration einen Tag und spart Ihnen den nächsten Organisationsumbau.
Legen Sie im Zielsystem ein Feld für den alten Schlüssel an und füllen Sie es bei jedem migrierten Satz. Solange dieses Feld existiert, ist jede Frage der Art „und wo ist der geblieben?“ in einer Minute beantwortet, und zwar noch Jahre später. Ohne dieses Feld ist dieselbe Frage ein Projekttag.
Klären Sie außerdem die Nummernkreise, bevor Sie laden: Wo setzt das neue System fort, wo fängt es neu an, und welche Nummern sind im Altbestand doppelt vergeben? Doppelte Belegnummern sind häufiger, als man denkt, besonders wenn es einmal zwei Standorte oder zwei Mandanten gab. Die Zuordnungstabelle alt zu neu ist ein Projektergebnis, das Ihnen gehört und das Sie aufbewahren, auch wenn das Projekt vorbei ist. Warum das selbstverständlich sein sollte, steht unter Eigentum an Software.
Historische Daten in drei Stufen.
Die Frage „nehmen wir die Historie mit?“ ist falsch gestellt, weil sie nur zwei Antworten zulässt und beide teuer sind. Alles mitzunehmen verdoppelt den Prüfaufwand. Nichts mitzunehmen kostet Sie die Dispositionsgrundlage und den Zugriff auf Belege, die Sie aufbewahren müssen. Teilen Sie stattdessen auf.
Alles, was ein laufender Vorgang ist oder in einen eingeht: offene Aufträge, offene Posten, aktuelle Bestände, gültige Preise und Konditionen, aktive Stücklisten, Seriennummern im Feld. Ohne diese Daten arbeitet niemand am Tag nach der Umstellung.
Auswertbare Vergangenheit, aber nicht satzgenau: Absatz je Artikel und Monat, Umsatz je Kunde und Jahr, Verbrauch je Maschine. Das trägt Statistik, Dispositionsparameter und Prognose, ohne dass Sie jede einzelne Belegposition übersetzen und prüfen müssen.
Belege, die Sie aufbewahren müssen, aber nicht bearbeiten: alte Rechnungen, alte Lieferscheine, Schriftverkehr. Dafür genügt eine lesende Kopie des Altsystems oder ein Export in ein Format, das ohne das Altsystem lesbar bleibt. Was die steuerliche Aufbewahrung im Einzelfall verlangt, klären Sie mit Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung, nicht mit dem Softwareanbieter.
Aufbewahrung ist keine Geschmacksfrage
Für steuerlich relevante Unterlagen gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen, geregelt in § 147 der Abgabenordnung und § 257 des Handelsgesetzbuchs. Diese Fristen laufen weiter, auch wenn das System, in dem die Unterlagen entstanden sind, abgeschaltet wird. Entscheidend ist deshalb früh im Projekt: Bleibt das Altsystem lesbar, oder brauchen Sie einen Export, der ohne das Altsystem auswertbar ist? Wie diese Frage in Ihrem Fall zu beantworten ist, gehört zu Steuerberatung und Wirtschaftsprüfung. Was hier steht, ist keine Rechtsberatung, sondern der Hinweis, die Frage rechtzeitig zu stellen und die Antwort schriftlich zu haben.
Stichtag oder parallel.
Zwischen beiden Wegen entscheidet nicht die Technik, sondern die Frage, wie viel Doppelarbeit Ihr Betrieb verträgt und wie lange zwei Stände nebeneinander erträglich sind.
Dafür spricht: es gibt jederzeit genau einen gültigen Stand, niemand muss doppelt erfassen, und der Zustand ist nach wenigen Tagen entschieden. Meist liegt der Termin in einer Betriebsruhe oder an einem langen Wochenende.
Dagegen spricht: der gesamte Druck sitzt in einem Fenster. Was in diesem Fenster nicht funktioniert, funktioniert vor versammelter Mannschaft nicht. Ein Stichtag ist nur verantwortbar, wenn der Rückweg geprobt ist.
Dafür spricht: jeder Schritt ist klein, einzeln freizugeben und einzeln zurückzunehmen. Fehler treffen einen Bereich und nicht das Haus. Für die meisten Häuser mit 20 bis 300 Beschäftigten ist das der ruhigere Weg.
Dagegen spricht: solange zwei Stände existieren, muss feststehen, welcher führt, und Änderungen müssen in einer Richtung fließen. Doppelte Pflege über Monate ist der Punkt, an dem Parallelbetrieb kippt. Setzen Sie je Bereich ein Enddatum, bevor Sie anfangen.
Es gibt einen dritten Weg, der in der Praxis am häufigsten trägt: nicht das System wechselt, sondern ein Prozess nach dem anderen. Stammdaten ziehen zuerst um und werden zur führenden Quelle, dann folgt der erste vollständige Ablauf. So ist an jedem Tag klar, wo gearbeitet wird, und das Risiko endet an der Grenze des Prozesses. Dieses Vorgehen ist in den vier Phasen beschrieben. Ob überhaupt ein Wechsel ansteht oder ob eine Ergänzung reicht, klärt ERP ablösen oder ergänzen.
Ohne die Fachabteilung wird es nichts.
Eine Migration scheitert selten an der Technik. Sie scheitert daran, dass niemand entscheidet, welcher von zwei Werten der richtige ist. Das kann die IT nicht entscheiden und ein externer Entwickler erst recht nicht: Nur der Einkauf weiß, ob eine Artikelnummer noch benutzt wird, und nur die Buchhaltung weiß, welcher offene Posten nie geklärt wurde.
Je Datenbereich eine benannte Person
Kunden, Lieferanten, Artikel, Stücklisten, Preise, offene Posten. Je Bereich eine Person, die entscheidet, und eine, die vertritt. Keine Runde, kein Gremium. Runden vertagen.
Zeit, die im Kalender steht
Diese Arbeit passt nicht zwischen zwei Termine. Sie braucht feste, geschützte Blöcke über mehrere Wochen. Wer sie nicht einplant, bekommt sie trotzdem, dann aber ungeplant und nach der Umstellung.
Entscheidungen werden protokolliert
Eine Zeile je Entscheidung: Feld, Regel, wer, wann. Nach vier Wochen weiß sonst niemand mehr, warum die Preisstaffel so umgerechnet wurde. Dieses Protokoll ist später die Antwort auf jede Nachfrage aus der Prüfung.
Abnahme an echten Sätzen
Abgenommen wird nicht die Migration, sondern eine Liste konkreter Sätze im Zielsystem, die die Fachabteilung selbst ausgesucht hat. Unterschrift darunter. Das schützt beide Seiten.
Diese Personen sind dieselben, die in der Prozessanalyse sprechen. Wie Sie diese Gespräche vorbereiten, damit sie nicht in Wunschlisten enden, steht unter Prozessanalyse vorbereiten.
Was Sie vorher testen.
Eine Migration ist kein Ereignis, sondern ein Lauf, den Sie so oft wiederholen, bis er langweilig ist. Der erste Lauf findet Fehler im Skript, der nächste Fehler in den Annahmen, und irgendwann findet er nichts mehr. Erst dann ist der Termin verhandelbar.
- Prüfung 1
Probemigration mit echten Daten
Nicht mit Testdaten. Testdaten sind sauber, und genau daran scheitert die Prüfung. Die Probemigration läuft auf einer Kopie des Produktivbestands und wird so oft wiederholt, bis sie ohne Handgriff durchläuft.
- Prüfung 2
Zählen und summieren
Anzahl Kunden, Anzahl Artikel, Summe offene Posten, Summe Lagerwert, jeweils vorher und nachher. Abweichungen sind erlaubt, aber jede Abweichung braucht einen Satz Erklärung, der vor der Umstellung geschrieben wird und nicht danach.
- Prüfung 3
Stichprobe von Hand
Die Fachabteilung zieht Sätze, die sie selbst kennt: den Kunden mit den drei Lieferanschriften, den Artikel mit der Variante, den Auftrag, an dem immer etwas schiefgeht. Wenige gut gewählte Sätze finden mehr als viele zufällige.
- Prüfung 4
Durchstich durch den Prozess
Im neuen System einmal komplett: Anfrage, Auftrag, Fertigungspapier, Lieferschein, Rechnung, Zahlung. Mit migrierten Daten, nicht mit frisch erfassten. Erst hier zeigt sich, ob ein Feld zwar gefüllt, aber am falschen Ort gefüllt ist.
- Prüfung 5
Laufzeit und Wiederholbarkeit
Wie lange läuft die Migration wirklich, mit dem vollen Bestand, auf der Zielhardware? Diese Zahl bestimmt Ihr Umstellungsfenster. Und sie gilt nur, wenn der Lauf wiederholbar ist: jeder Schritt im Skript, keiner in der Erinnerung eines Beteiligten.
Wenn die Daten nicht einmalig umziehen, sondern dauerhaft zwischen Systemen fließen sollen, ist das keine Migration mehr, sondern eine Schnittstelle. Die Regeln dafür sind andere und stehen unter Schnittstellen und Integration.
Der Rückweg gehört ins Drehbuch.
Ein Rückweg ist kein Misstrauen gegen das Projekt, sondern die Bedingung dafür, dass am Umstellungstag ruhig gearbeitet werden kann. Wer weiß, dass er zurück kann, entscheidet sachlich. Wer das nicht weiß, redet sich Befunde schön, weil die Alternative der Stillstand wäre. Genau dort entstehen die Migrationen, über die man zwei Jahre später noch spricht.
Was genau muss eintreten, damit abgebrochen wird? Beispiele: die Migration läuft über das Zeitfenster hinaus, die Summenprüfung geht nicht auf, ein Kernprozess lässt sich nicht durchspielen. Kriterien, die erst in der Nacht diskutiert werden, führen dazu, dass niemand abbricht.
Eine geprüfte Sicherung des Altsystems, erstellt nach der letzten Buchung und vor dem ersten Schreibzugriff der Migration. Geprüft heißt: einmal zurückgespielt und geöffnet. Eine Sicherung, die nie zurückgespielt wurde, ist eine Vermutung.
Das Altsystem bleibt lesbar und wird schreibgeschützt, bis die Freigabe erteilt ist. Ohne Sperre entstehen an beiden Enden neue Daten, und dann gibt es keinen Rückweg mehr, sondern eine zweite Migration in die Gegenrichtung.
Namentlich benannt, erreichbar, mit dem Recht, die Umstellung abzublasen, ohne vorher jemanden zu fragen. Dazu ein Protokoll, was im neuen System bereits erfasst wurde, damit diese Vorgänge nach dem Rücksprung nacherfasst werden können.
Spielen Sie den Rücksprung einmal vollständig durch, bevor Sie umstellen: Sicherung zurück, Schreibsperre aufheben, ein Vorgang im Altsystem, fertig. Wenn das eine halbe Stunde dauert, wissen Sie es. Wenn es einen Tag dauert, wissen Sie es auch, und zwar rechtzeitig.
Wann sich die Migration nicht lohnt.
Nicht jeder Bestand verdient den Aufwand, den seine Übernahme kostet. Drei Fälle, in denen der ehrliche Rat lautet, es zu lassen:
- Der Bestand ist klein und schnell neu zu erfassen. Wenn zwei Personen die aktiven Kunden und Artikel in wenigen Tagen sauber eintippen, ist das billiger als jedes Mapping und danach stimmt alles.
- Die Historie wird nie ausgewertet. Wenn seit Jahren niemand eine Auswertung über alte Belege gezogen hat, ist Stufe 3 genug: lesbar halten, nicht migrieren.
- Die Bereinigung kostet mehr, als der Bestand wert ist. Wenn ein Feld nur zu einem kleinen Teil verlässlich gefüllt ist und niemand die Lücken schließen kann, lassen Sie es weg und erfassen Sie es künftig sauber. Ein halb gefülltes Feld ist schlimmer als ein leeres, weil ihm jemand glaubt.
Vor dem Gespräch
Wenn Sie noch nicht wissen, ob Ihr ERP überhaupt der Ausgangspunkt ist, gehen Sie zuerst den Selbsttest durch. Er dauert wenige Minuten und liefert eine Einschätzung, die Sie im Haus weitergeben können.
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