Ressourcen / ERP
ERP ablösen oder ergänzen
Eine Ablösung ist fast immer teurer, länger und riskanter als gedacht. Die gute Nachricht: In den meisten Fällen, die ich gesehen habe, war sie auch nicht nötig.
Die kurze Antwort.
Buchhaltung, Auftragsabwicklung und Bestandsführung laufen unbeanstandet. Was klemmt, sind die Abläufe darum herum: Kalkulation, Fertigungssteuerung, Prüfprotokolle, Auswertungen. Dafür ein ganzes ERP zu tauschen heißt, den funktionierenden Teil mit auszutauschen.
Die Zahlen im System stimmen nicht mehr, niemand kann das System noch ändern, oder der Hersteller liefert nicht mehr. Dann hilft kein Zusatzsystem daneben, denn es würde auf einer Grundlage aufsetzen, die selbst unzuverlässig ist.
Der Unterschied zwischen beiden Fällen ist keine Geschmacksfrage und er lässt sich in einem Nachmittag feststellen. Der Rest dieses Beitrags sagt, woran Sie ihn erkennen, welche Zwischenwege es gibt und in welchen Fällen Sie besser gar nichts tun. Wenn Sie lieber mit Fragen anfangen als mit Text: der ERP-Selbsttest stellt zehn Aussagen und wertet sie ohne Anmeldung aus.
Warum eine Ablösung mehr kostet als das Angebot sagt.
Das Angebot eines Anbieters beschreibt Lizenzen, Einführung und Schulung. Das sind die Posten, die er liefert. Die Arbeit, die bei Ihnen anfällt, steht nicht darin, weil sie niemand in Rechnung stellt. Bezahlt wird sie trotzdem, in Stunden Ihrer Leute.
Was bei Ihnen anfällt
- Stammdaten sichten, entdoppeln, vereinheitlichen, bevor sie umziehen
- Jeden Ablauf noch einmal aufnehmen und entscheiden, wie er künftig läuft
- Jede Schnittstelle neu bauen: Versand, Bank, Zeiterfassung, Kundenportale
- Jede Auswertung neu erstellen, die heute jemand jeden Montag braucht
- Jedes Formular neu gestalten: Angebot, Auftrag, Lieferschein, Rechnung, Etikett
- Alle Mitarbeitenden einweisen, dazu die Einarbeitung neuer Leute im Umbruch
- Parallelbetrieb aushalten: eine Zeit lang zwei Systeme, mindestens teilweise
- Altdaten lesbar halten, solange die gesetzlichen Fristen laufen
Rechnen Sie es einmal selbst aus
Nehmen Sie die Liste und zählen Sie in Ihrem Betrieb ab. Ein Beispiel mit frei gewählten Zahlen, damit die Rechnung sichtbar wird: Angenommen, es gibt 30 Auswertungen, die jemand regelmäßig zieht, und 12 Formulare, die nach außen gehen. Angenommen weiter, jede Auswertung und jedes Formular kostet im Schnitt einen halben Arbeitstag für Nachbau, Abnahme und Korrektur. Das sind 21 Arbeitstage, nur für Auswertungen und Formulare, bevor irgendein Ablauf umgestellt ist.
Die Zahlen sind frei gewählt und nicht Ihre. Der Punkt ist das Verfahren: Zählen Sie ab, was nachgebaut werden muss, und multiplizieren Sie mit einer Dauer, die Sie selbst für realistisch halten. Diese Rechnung dauert eine Stunde und ist die billigste Stunde des ganzen Vorhabens.
Ein neues System räumt keine Daten auf. Doppelte Artikel, uneinheitliche Einheiten und Kunden in drei Schreibweisen wandern mit, oder sie werden vorher bereinigt. Diesen Aufwand haben Sie in beiden Fällen, bei Ablösung wie bei Ergänzung. Mehr dazu im Beitrag zur Datenmigration.
Woran Sie erkennen, dass das System nicht mehr trägt.
Diese sechs Anzeichen sind Ablösungsgründe. Nicht weil sie unangenehm sind, sondern weil kein Zusatzsystem daneben sie behebt. Trifft eines davon zu, ist die Frage nicht mehr ob, sondern wann und in welcher Reihenfolge.
- 01Der Hersteller liefert nicht mehr
Es gibt keine Updates mehr, keinen Wartungsvertrag oder keinen Partner, der das System noch betreut. Das ist kein Komfortthema. Sobald eine gesetzliche Änderung anzupassen wäre und niemand sie anpassen kann, haben Sie ein Datum, an dem es eng wird.
- 02Niemand kann das System mehr ändern
Die Anpassungen stammen von einem Entwickler, der nicht mehr da ist. Es gibt keine Dokumentation, keinen Quellcode oder keinen Zugang. Jede Änderung wird zur Ausgrabung. Das ist ein Ablösungsgrund, auch wenn das System fachlich noch passt.
- 03Die Zahlen im Kern stimmen nicht
Bestand im System und Bestand im Lager weichen regelmäßig ab, und niemand kann erklären warum. Wenn die Buchhaltung oder die Bestandsführung selbst unzuverlässig ist, hilft kein Zusatzsystem daneben: Sie würden falsche Daten weiterreichen.
- 04Doppelerfassung im Kern, nicht am Rand
Ein Auftrag wird zweimal erfasst, weil das ERP die zweite Erfassung erzwingt. Nicht: eine Excel-Liste läuft daneben, weil eine Auswertung fehlt. Der Unterschied entscheidet, ob Sie ein Systemproblem haben oder ein Randproblem.
- 05Pflichten lassen sich nicht mehr abbilden
Neue Melde- oder Nachweispflichten, die Umstellung auf elektronische Rechnungsformate, Anforderungen eines Kunden aus dem Audit: wenn das System das nicht kann und niemand es beibringen kann, ist die Frist von außen gesetzt.
- 06Die technische Basis ist am Ende
Das System läuft nur noch auf einem Betriebssystem oder einer Datenbank ohne Sicherheitsaktualisierungen, oder auf genau einem Rechner, von dem es keine geprüfte Rückspielung der Sicherung gibt. Das ist ein Betriebsrisiko, kein Softwarethema.
Achten Sie auf die Formulierung im vierten Punkt. Der Unterschied zwischen Doppelerfassung im Kern und Doppelerfassung am Rand ist die wichtigste Unterscheidung dieses Beitrags. Am Rand entsteht sie meist dort, wo eine Excel-Liste eine fehlende Funktion ersetzt. Wo diese Listen in Ihrem Betrieb liegen, finden Sie mit einer Inventur der Schatten-IT heraus.
Wann Sie nicht ablösen sollten.
Diese Liste ist ausdrücklich gemeint. In jedem der folgenden Fälle führt eine Ablösung zu einem Projekt, das Geld und Nerven kostet und am Ende dasselbe Problem hat wie vorher, nur in einer neuen Oberfläche.
- Es sind zwei oder drei Abläufe
Kalkulation, Fertigungsrückmeldung, Prüfprotokoll: wenn die Klagen sich auf einige wenige Abläufe einengen lassen und der Kern unbeanstandet läuft, ist die Ablösung der teuerste Weg zum gleichen Ergebnis.
- Das Problem sind die Stammdaten
Doppelte Artikel, uneinheitliche Einheiten, Kunden in drei Schreibweisen. Diese Daten ziehen in jedes neue System mit um. Ein Wechsel räumt nichts auf, er verteilt das Chaos auf eine neue Oberfläche.
- Niemand hat Zeit für das Projekt
Eine Ablösung braucht Menschen aus dem Betrieb, die entscheiden dürfen und Stunden dafür haben. Fehlen sie, entscheidet der Einführungspartner nach seinem Standard, und Sie bekommen Abläufe, die niemand wollte.
- Der Ärger ist die Bedienung
Zu viele Klicks, hässliche Masken, unklare Begriffe. Das ist echter Ärger, aber er lässt sich oft mit Masken, Kürzeln, Berechtigungen und einer halben Stunde Einweisung erledigen. Dafür tauscht man kein System.
- Der Auslöser kam von außen
Ein Anbieter war da, hat vorgeführt und einen Termin genannt. Ein Angebot ist kein Befund. Wenn Sie den Anlass nicht selbst aufgeschrieben haben, bevor der Anbieter kam, ist es zu früh.
- Die Zukunft des Betriebs ist offen
Nachfolge, Verkauf, Zusammenlegung von Standorten: solange offen ist, wer in zwei Jahren wie arbeitet, legen Sie sich mit einer Ablösung auf Abläufe fest, die dann vielleicht niemand mehr braucht.
Ein System für alles klingt aufgeräumt und ist in der Praxis selten die günstigere Rechnung. Sie tauschen mehrere kleine Abhängigkeiten gegen eine große, und die große entscheidet danach über Preis, Tempo und Möglichkeiten. Prüfen Sie diese Begründung besonders streng, wenn sie nicht von Ihnen kommt, sondern von dem, der das eine System verkauft.
Die Wege zwischen behalten und tauschen.
Zwischen „so lassen“ und „alles neu“ liegen vier Wege. Sie lassen sich kombinieren, und alle vier haben eine Grenze, die Sie kennen sollten, bevor Sie einen davon wählen.
Wann es passt
Wenn ein Ablauf klar abgrenzbar ist und heute in Excel oder auf Papier läuft: Fertigungsrückmeldung, Prüfprotokolle, Angebotskalkulation, Versanddisposition.
Wo die Grenze liegt
Jeder Satellit ist ein weiteres System, das gepflegt, gesichert und übergeben werden muss. Als Faustregel: Ein oder zwei Satelliten bleiben überschaubar, acht sind wieder die Landschaft, die Sie loswerden wollten.
Wann es passt
Wenn ein ganzer Bereich nicht mehr trägt, der Rest aber unbeanstandet läuft, und die Grenze fachlich sauber zu ziehen ist.
Wo die Grenze liegt
Die Schnittstelle ist dauerhaft Ihre Verantwortung. Wo die Grenze quer durch einen Beleg läuft statt zwischen zwei Belegen, wird die Teilablösung teurer als die ganze.
Wann es passt
Wenn die Klage lautet, dass man nichts auswerten kann, dass Berichte teuer beim Hersteller bestellt werden müssen oder dass jede Abfrage das Tagesgeschäft ausbremst.
Wo die Grenze liegt
Sie löst kein Erfassungsproblem. Was im ERP falsch erfasst ist, ist in der Lesekopie genauso falsch, nur schneller abfragbar.
Wann es passt
Wenn das System eine dokumentierte Erweiterungsmöglichkeit hat und die Anpassung updatesicher bleibt.
Wo die Grenze liegt
Prüfen Sie vorher schriftlich, was mit Ihren Anpassungen beim nächsten Update passiert. Eine Erweiterung, die jedes Update von Hand nachgezogen werden muss, ist eine Hypothek.
Alle vier Wege stehen und fallen mit einer Regel: Für jedes Datum gibt es genau ein System, das es schreibt. Alle anderen lesen. Wer diese Regel nicht festhält, bekommt nach einem Jahr zwei Bestände und die Frage, welcher gilt. Wie die Übergabe zwischen den Systemen technisch aussieht, steht im Beitrag zu Schnittstellen und Integration. Ob Sie den Zusatz kaufen oder bauen lassen, ist eine eigene Abwägung, siehe Make or Buy.
Vier Fragen vor der Entscheidung.
Beantworten Sie die vier schriftlich, in dieser Reihenfolge, und zwar bevor Sie den ersten Anbieter einladen. Wenn eine Antwort fehlt, ist das die eigentliche Aufgabe der nächsten Wochen und nicht die Systemauswahl.
- Frage 1
Welcher Teil stimmt nachweislich nicht?
Schreiben Sie die Abläufe auf, nicht die Gefühle. Nicht „die Fertigung ist unzufrieden“, sondern „die Rückmeldung aus der Fertigung kommt einen Tag später ins System, deshalb ist der Bestand tagsüber falsch“. Wenn die Liste nach dieser Regel kurz wird, brauchen Sie keine Ablösung.
- Frage 2
Kommen wir an die Daten heran?
Lässt sich jede Tabelle exportieren, gibt es eine Schnittstelle, kommt man an die Datenbank? Und darf man das laut Vertrag? Diese Frage entscheidet über jeden Zwischenweg und über jede Ablösung. Klären Sie sie schriftlich, bevor Sie irgendetwas planen.
- Frage 3
Wer trägt das intern?
Ein Name und eine Zahl Stunden pro Woche. Wenn Sie den Namen nicht nennen können oder die Stunden nicht freimachen, ist die Antwort auf die Ablösungsfrage bereits gegeben.
- Frage 4
Was passiert, wenn wir nichts tun?
Manchmal ist die ehrliche Antwort: nichts. Dann warten Sie. Manchmal lautet sie: in einem Jahr läuft der Support aus, und der Server bekommt keine Aktualisierungen mehr. Dann haben Sie eine Frist und rechnen ab dieser Frist rückwärts.
Wenn es doch eine Ablösung wird.
Angenommen, die Prüfung fällt eindeutig aus und der Kern trägt wirklich nicht mehr. Dann geht es nur noch darum, das Risiko klein zu halten. Fünf Punkte entscheiden darüber mehr als die Auswahl des Systems.
Ein Prozess nach dem anderen wechselt, jede Übergabe wird einzeln freigegeben. Genau so ist das Vorgehen in vier Phasen aufgebaut: die Umstellung läuft neben dem Betrieb, nicht an seiner Stelle.
Für jeden umgestellten Ablauf: Was tun wir, wenn er am Montag nicht läuft? Wenn diese Antwort erst am Montag gesucht wird, ist es zu spät.
Wer ohne aufgeschriebene Abläufe auswählt, kauft den Standard des Anbieters und merkt es bei der Einführung. Die Reihenfolge ist der einzige Rat, den ich ohne Einschränkung gebe.
Aktiv gebrauchte Daten migrieren, aufbewahrungspflichtige Daten lesbar archivieren. Zwei verschiedene Aufgaben, zwei verschiedene Kosten.
Bevor Sie unterschreiben: In welchem Format bekommen Sie Ihre Daten zurück, wie schnell, zu welchen Bedingungen? Diese Frage stellt man beim Einzug, nicht beim Auszug.
Eine Ablösung ist der einzige Moment, in dem Sie Abläufe streichen können, die nur noch aus Gewohnheit existieren. Wer alles eins zu eins nachbaut, hat das teure Projekt und keine Verbesserung.
Wie eine solche Umstellung ohne Stichtag abläuft, steht im Vorgehen in vier Phasen. Wem Code und Daten am Ende gehören, klärt der Beitrag zum Eigentum an Software.
Was Sie diese Woche tun können.
Vier Schritte, zusammen grob geschätzt ein halber Tag. Danach wissen Sie, ob Sie ein Systemproblem haben oder ein Randproblem, und Sie haben Unterlagen, mit denen jedes weitere Gespräch kürzer wird.
- Schritt 1
Klagen sammeln und übersetzen
Fragen Sie in drei Abteilungen: Was geht heute nicht? Übersetzen Sie jede Antwort in einen Satz über einen Ablauf, nicht über ein Gefühl. Am Ende steht eine Liste, keine Stimmung.
- Schritt 2
Jede Zeile einordnen
Kern oder Rand? Kern heißt: Buchhaltung, Auftrag, Bestand. Rand heißt: alles, was daneben in Excel läuft. Wenn fast alles Rand ist, haben Sie Ihre Antwort.
- Schritt 3
Den Datenzugang prüfen
Rufen Sie Ihren ERP-Partner an und fragen Sie, wie Sie an Ihre Daten kommen und was der Vertrag dazu sagt. Lassen Sie sich die Antwort per E-Mail geben.
- Schritt 4
Den Selbsttest machen
Zehn Aussagen, ehrlich beantwortet, ohne Anmeldung. Er sagt in der niedrigsten Stufe ausdrücklich, dass sich ein Projekt nicht lohnt.
Die Ausgangslage „Das ERP deckt nicht ab, was wir tun“ ist unter Situationen beschrieben, samt Vorgehen. Begriffe, die in Angeboten auftauchen und selten erklärt werden, stehen im Glossar. Wenn Sie lieber jemanden fragen möchten, der Ihnen auch abraten darf: Kontakt.