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Schatten-IT aufnehmen, ohne jemanden vorzuführen.

Bevor Sie ein System ablösen, müssen Sie wissen, was es alles ersetzen soll. Das steht nicht im ERP. Es steht auf Laufwerken, in Postfächern und in einem Ordner im Regal.

Ein Befund, keine Schuld.

Schatten-IT ist alles, was fachlich gebraucht wird und technisch nie vorgesehen war: die Tabelle, in der die Fertigungsreihenfolge geplant wird, obwohl das ERP eine Feinplanung hat. Die Access-Datenbank für Werkzeugstandzeiten. Das Makro, das aus dem Standardbericht die Liste macht, die der Einkauf wirklich braucht. Der Zettel am Monitor mit den drei Kundennummern, bei denen eine Sonderregel gilt.

In den Projekten, die ich gesehen habe, ist keines dieser Dinge aus Nachlässigkeit entstanden. Sie sind entstanden, weil jemand einen Auftrag hatte und das vorgesehene System ihn nicht abgebildet hat. Jede dieser Dateien ist damit ein sehr genaues Dokument: eine Anforderung, die gestellt, nie umgesetzt und trotzdem erfüllt wurde. Von einem Sachbearbeiter mit Feierabend statt von einem System mit Wartungsvertrag.

Daraus folgt die wichtigste Regel für die Aufnahme: Sie ist keine Prüfung. Wer sie als Kontrolle ankündigt, bekommt die Hälfte zu sehen und die unwichtigere Hälfte dazu. Was Sie suchen, ist nicht der Regelverstoß, sondern die Lücke, die ihn nötig gemacht hat. Dieselbe Haltung liegt der Prozessanalyse in Phase 01 zugrunde.

Was dazugehört.

Die meisten Bestandsaufnahmen enden bei Excel. Damit fehlt der Teil, der später die Überraschungen liefert. Acht Formen, die Sie mitnehmen sollten.

• Tabellen

  Excel, Calc, Google Sheets. Die häufigste Form und die mit den meisten Regeln darin: Rabattstaffeln, Zuschläge, Rundungen, Ausnahmen für drei Kunden.
• Kleine Datenbanken

  Access, FileMaker, gelegentlich etwas Selbstgebautes. Meist vor langer Zeit gebaut, oft von jemandem, der nicht mehr im Haus ist.
• Makros und Skripte

  VBA in der Arbeitsmappe, eine Batch-Datei in der Nachtverarbeitung, ein PowerShell-Skript, das einen Export umbaut. Läuft, bis es einmal nicht läuft.
• Papier und Formulare

  Laufzettel, Prüfprotokolle, der Ordner mit den Sonderabsprachen. Papier ist kein Versehen, sondern oft der einzige Weg, der auf dem Hallenboden funktioniert.
• Fremde Dienste

  Ein Aufgabenbrett im Netz, ein geteilter Cloud-Ordner, eine Gruppe im Messenger, über die der Schichtplan läuft. Daten außerhalb Ihres Hauses, ohne Vertrag.
• E-Mail als Ablage

  Postfachregeln, Unterordner je Kunde, der Posteingang als Vorgangsliste. Funktioniert genau so lange, wie die Person im Haus ist.
• Geräte am Rand

  Maschinenterminal, Waage, Messmittel, Etikettendrucker mit eigener Datenhaltung. Wird bei Bestandsaufnahmen regelmäßig übersehen.
• Wissen im Kopf

  Die Regel, die nirgends steht, weil jeder sie kennt. Sie zählt dazu, denn sie fällt mit der Person aus.

Die Aufnahme in fünf Schritten.

Die Reihenfolge ist nicht beliebig. Schritt 1 entscheidet darüber, wie ehrlich die Schritte 2 bis 4 ausfallen, und Schritt 5 ist der einzige, bei dem bewertet wird. Vorher wird nur aufgenommen.

Der Fragebogen.

Zwölf Fragen, in dieser Reihenfolge, je Behelf. Sie sind so gebaut, dass sie ohne Vorbereitung beantwortbar sind und trotzdem alles einsammeln, was Sie später für eine Anforderung brauchen.

Die beiden letzten Fragen sind die wichtigsten. Frage 11 verwandelt eine Beschwerde in eine Anforderung, die man aufschreiben kann. Frage 12 bringt regelmäßig den Hinweis, der in keiner Prozessdokumentation steht, weil er niemandem wichtig genug schien. Wie aus diesen Antworten ein Arbeitsstand wird, steht in Prozessanalyse vorbereiten.

Worauf Sie achten.

Sechs Befunde, bei denen die Aufnahme aufhört, eine Organisationsfrage zu sein, und zu einer Entscheidung der Geschäftsführung wird.

Zu den beiden letzten Punkten steht mehr in Eigentum an Software und Daten.

Bewerten statt verurteilen.

Am Ende bekommt jeder Eintrag genau ein Fach. Nicht zwei, nicht keins. Die Einteilung ist der eigentliche Ertrag der Aufnahme, denn sie sagt, was Geld kostet und was nicht.

Wie viel davon am Ende in ein bestehendes System wandert und wie viel daneben entsteht, ist die Abwägung aus ERP ablösen oder ergänzen. Ob Sie dafür selbst bauen oder kaufen, steht in Make or Buy.

Was am Ende dasteht.

Eine Tabelle. Eine Zeile je Behelf, neun Spalten. Sie braucht kein besonderes Werkzeug und keine Freigabe, und sie ist der Eingang in jedes weitere Gespräch über Software.

Diese Tabelle beantwortet drei Fragen, die sonst im Projekt teuer werden: Welche Regeln müssen mitwandern? Welche Daten müssen übernommen werden, und in welchem Zustand sind sie? Und wo hängt der Betrieb an einer einzelnen Person? Zur zweiten Frage steht mehr in Datenmigration.

Wann die Inventur sich nicht lohnt.

Wenn in den nächsten zwölf Monaten ohnehin kein System angefasst wird, ist das Ergebnis eine Liste, die veraltet, bevor sie gebraucht wird. Eine Bestandsaufnahme ohne anschließende Entscheidung erzeugt Erwartungen, die niemand einlöst, und beim nächsten Anlauf werden Sie die Fragen mit spürbar weniger Bereitschaft gestellt bekommen. Dann lieber später und dafür mit Auftrag dahinter.

Und wenn Sie an einem Standort mit wenigen Beschäftigten arbeiten, wo die Geschäftsführung jeden Arbeitsplatz kennt, brauchen Sie dieses Verfahren nicht. Ein Nachmittag, ein Blatt Papier und ein Rundgang liefern dasselbe. Das Verfahren zahlt sich dort aus, wo niemand mehr alle Arbeitsplätze überblickt.

Wenn Sie unsicher sind, ob Ihr Fall dazwischenliegt: Der ERP-Selbsttest fragt einen Teil davon ab, und unter Situationen steht, wie die üblichen Ausgangslagen aussehen.