Wo stehen Sie gerade?
Drei Ausgangslagen, die immer wieder vorkommen. Sie sehen verschieden aus und haben dieselbe Ursache: eine Anpassung dauert länger, als der Ablauf stillhält. Suchen Sie Ihre aus und schicken Sie den Link weiter.
Der Unterschied liegt darin, wo dieser Engpass sitzt: einmal ist er längst umgangen worden und hat Nebensysteme hinterlassen, einmal liegt er beim Hersteller des Systems, einmal beginnt er davor, weil der Ablauf nirgends beschrieben ist. Jede Zeile unter den drei Titeln nennt diese Form.
Silos und Schatten-Software
Ihre Daten liegen in Einzellösungen: Excel-Listen, Access-Datenbanken, Inselsysteme. Jede Abteilung pflegt ihren eigenen Stand, und keiner davon ist vollständig. Fast jede dieser Lösungen ist entstanden, weil eine Änderung am offiziellen System länger gedauert hätte als der Auftrag, für den sie gebraucht wurde.
Welche Form der Engpass hier annimmt
Der Engpass ist hier schon umgangen worden. Für jede Abweichung, die das offizielle System nicht abbildet, hätte es eine Anpassung über den Hersteller gebraucht: Ticket, Angebot, Abstimmung, Releasezyklus. So lange konnte niemand warten, und so ist die Excel-Liste entstanden. Sie ist keine Nachlässigkeit, sondern die schnellste verfügbare Antwort auf einen Anpassungstakt in Monaten.
Woran es hakt
- Dieselbe Information wird an mehreren Stellen von Hand gepflegt, und die Zahlen widersprechen sich.
- Die Regeln des Geschäfts stehen in Dateien und in Köpfen: Staffeln, Zuschläge, Ausnahmen für einzelne Kunden. Nicht im System.
- Wer eine solche Regel ändern will, muss zuerst herausfinden, an wie vielen Stellen sie steht. Genau deshalb wird sie nicht geändert.
Gegenüberstellung
- ERPNordwerk Gießerei
- WaWiNORDWERK GIESSEREI (durchgehend groß geschrieben, Doppel-s statt scharfem s)
- CADNordwerk Giess (Doppel-s statt scharfem s) erei
- ZeitNordwerk Giess (Doppel-s statt scharfem s) . (abgekürzt mit Punkt)
- ExcelNordwerk (zwei Leerzeichen) Gießerei
Ein Datensatz
Nordwerk Gießerei
- Kundennummer 10042
- eine USt-ID
- eine Rechnungsadresse
- Schreibweise je System
- Ein Datensatz, eine Kundennummer
Frei erfundener Kundenname. Die Abweichungen sind echt: Versalien, ss gegen scharfes s, Abkürzung, doppeltes Leerzeichen.
- Links fünf Datenzeilen aus fünf Systemen, die denselben Kunden bezeichnen: ERP, Warenwirtschaft, CAD, Zeitwirtschaft und eine Excel-Liste.
- Die abweichenden Zeichen sind in jeder Zeile hervorgehoben und unterstrichen.
- Rechts steht der zusammengeführte Zieldatensatz mit einer Kundennummer, einer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer und einer Rechnungsadresse.
Vorgehen in drei Schritten
- Schritt 1
Sichtbar machen
Zuerst nehme ich auf, welche Nebensysteme es gibt und welche Aufgabe jedes davon tatsächlich erfüllt. Interessant ist dabei weniger die Datei als die Lücke, die sie schließt: sie zeigt, was das offizielle System nicht abbildet und wo eine Anpassung zu lange gedauert hat.
- Schritt 2
Zentral abbilden
Diese Aufgaben werden im zentralen System modelliert: mit Rechten, mit Prüfregeln und mit nachvollziehbarer Historie. Was vorher eine Datei war, wird ein Arbeitsschritt im Prozess. Die Regeln darin liegen ab dann an einer Stelle und lassen sich dort ändern, ohne dass jemand eine zweite Kopie nachzieht.
- Schritt 3
Ordnung schaffen
Schritt für Schritt übernimmt das zentrale System. Die Nebensysteme werden überflüssig und abgeschaltet. Ihre Daten haben danach einen Ort, eine Form und eine verantwortliche Person.
Ergebnis
Eine Datenbasis, auf die jedes Team zugreift, und Zahlen, die zusammenpassen. Vor allem aber: eine Regel wird an einer Stelle geändert, und die Änderung ist im Betrieb, bevor der Ablauf sich weitergedreht hat.
Der erste Schritt
Bevor etwas gebaut wird, gehört aufgeschrieben, was heute schon läuft. Das ist eine Aufnahme und keine Prüfung, und sie funktioniert nur, wenn niemand für seine Datei belangt wird.
Das ERP hält sein Versprechen nicht
Ihr ERP wurde mit der Zusage eingeführt, alle Prozesse in einem System abzubilden. Heute zahlen Sie Lizenzen für Module, die niemand öffnet, während die eigentliche Arbeit in Tabellen daneben läuft. Nicht, weil das System schlecht ist, sondern weil sich daran nichts in der Zeit ändern lässt, die der Betrieb hat.
Welche Form der Engpass hier annimmt
Hier sitzt der Engpass an der Stelle, an der er entsteht. Das ERP deckt den Standard ab. Nicht abgedeckt ist genau das, was Ihren Betrieb von anderen unterscheidet, und jede Abweichung läuft über den Hersteller. Weil das länger dauert, als der Ablauf stillhält, entsteht die Arbeit daneben von Hand. Die Module, die dafür gedacht waren, bleiben zu und werden weiter bezahlt.
Woran es hakt
- Für jede Kleinigkeit ein Ticket, für jede Änderung ein Angebot. Bis sie umgesetzt ist, sieht der Ablauf anders aus als bei der Bestellung.
- Lizenz- und Pflegekosten laufen weiter, während der Nutzen schwerer zu benennen wird.
- Was das ERP nicht abbildet, läuft außen daran vorbei. Damit ist Ausgangslage 01 gleich mitbestellt.
Aufriss
- 48Fenster stehen für die bezahlten Module
- 12leuchten: die Module, die wirklich arbeiten
- 36bleiben dunkel und kosten dasselbe
- Modul in Benutzung
- Modul bezahlt, aber dunkel
Die Zahlen sind ein Verhältnis, kein erhobener Wert aus einem Kundenprojekt.
- Aufriss eines Gebäudes bei Nacht. Sechs Fensterspalten in acht Reihen, zusammen 48 Fenster.
- Die zwölf Fenster der beiden untersten Reihen sind hell gefüllt, die übrigen 36 sind nur als leere, gestrichelte Umrisse gezeichnet.
- Das Bild ist ein Sinnbild für lizenzierte, aber ungenutzte Module und enthält keine gemessenen Werte.
Vorgehen in drei Schritten
- Schritt 1
Bestandsaufnahme statt Glaubensfrage
Zuerst wird getrennt, was sich selten ändert und was sich häufig ändert. Buchhaltung, Stammdaten und gesetzliche Pflichten ändern sich langsam, dort ist ein langer Herstellertakt kein Problem. Teuer wird er nur da, wo der Ablauf jedes Jahr anders aussieht. An dieser Grenze entscheidet sich, was bleibt, und nicht an der Frage, ob das ERP gut ist.
- Schritt 2
Aufbau parallel zum Betrieb
Dort, wo der Takt zu lang ist, entsteht die eigene Lösung daneben und wird an das Bestandssystem angebunden. Das ERP behält, was es kann. Kein Umzug an einem Stichtag, kein Stillstand im Tagesgeschäft.
- Schritt 3
Eigentum statt Miete
Die Software gehört Ihnen, samt Code und Daten. Das Git-Repository liegt ab dem ersten Tag bei Ihnen. Über Funktionen, Kosten und den Zeitpunkt jeder Änderung entscheiden Sie, nicht ein fremder Veröffentlichungsplan.
Ergebnis
Der Standard bleibt dort, wo er trägt, und darf seinen langen Takt behalten. Was sich häufig ändert, liegt bei Ihnen und wird geändert, wenn es ansteht. Die Systemgrenze ist damit keine Wartestelle mehr.
Der erste Schritt
Die Frage ist nicht, ob Ihr ERP gut ist, sondern ob sein Kern noch trägt. Das lässt sich an überprüfbaren Anzeichen festmachen. In den meisten Fällen genügt ergänzen, und eine Ablösung ist der teurere Weg zum selben Ziel.
Prozesse leben in Köpfen
Ihre Abläufe funktionieren, aber sie stehen nirgends. Sie leben in Köpfen, auf Zetteln und in Gewohnheiten. Sie möchten KI einsetzen, doch jeder Anbieter erzählt etwas anderes, und keiner fängt beim Ablauf an.
Welche Form der Engpass hier annimmt
Hier ist der Anpassungstakt nicht lang, sondern unbestimmt. Solange nirgends steht, wie ein Ablauf heute läuft, wird jede Änderung zur Auslegungsfrage: drei Beteiligte, drei Versionen, und die Abstimmung darüber dauert länger als die Umsetzung. Ohne beschriebenen Ablauf fehlt das, wogegen sich eine Anpassung prüfen ließe. Damit ist auch kein kurzer Takt zu haben, unabhängig von der eingesetzten Technik.
Woran es hakt
- Abläufe sind nicht beschrieben und lassen sich deshalb nicht übergeben. Wer in Urlaub geht, nimmt ein Stück Betrieb mit.
- Jedes Vorhaben beginnt mit derselben Klärung, wie es eigentlich läuft, und bleibt dort stecken.
- KI bleibt liegen, weil niemand die Stelle benennen kann, an der sie entlasten soll.
Vorgehen in drei Schritten
- Schritt 1
Abläufe aufnehmen
Gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern halte ich fest, wie die Abläufe heute wirklich aussehen und wie sie aussehen sollen. Nicht als Handbuch für den Ordner, sondern als Grundlage, gegen die sich später jede Änderung prüfen lässt. Das ist der Schritt, der aus einer Diskussion eine Entscheidung macht.
- Schritt 2
Digital abbilden, wo es trägt
Aus dem Zielbild entsteht Software, die die beschriebenen Abläufe Schritt für Schritt abbildet. Keine Spielwiese, sondern Werkzeuge für den Alltag der Leute, die damit arbeiten. Was sich im Betrieb als falsch herausstellt, wird geändert, während das Projekt noch läuft.
- Schritt 3
KI dort, wo sie sich rechnet
Wo KI spürbar entlastet, in Auswertung, Automatisierung oder Assistenz, wird sie in den beschriebenen Ablauf eingebaut. Mit Bezug auf Ihren Nutzen und nicht auf den Markt.
Ergebnis
Beschriebene, digital abgebildete Abläufe als Fundament. Ab da ist eine Anpassung eine Entscheidung und keine Auslegungsfrage. Und KI sitzt an der Stelle, an der sie sich rechnet, nicht dort, wo sie gut klingt.
Der erste Schritt
Der erste Schritt kostet keine Software, sondern einen Termin und die richtigen Unterlagen. Wer dabei sein muss und welche Unterlagen etwas taugen, lässt sich vorher klären.
Ihr Fall ist anders?
Die drei Ausgangslagen sind Muster, keine Schubladen. Die Ursache ist in allen drei dieselbe, die Form ist es nie ganz: meistens trifft eine davon ungefähr zu und weicht an zwei Stellen ab. Genau diese zwei Stellen sind das Gespräch wert. Schildern Sie sie, und Sie bekommen eine Einschätzung, auch wenn sie lautet, dass ich hier nicht der richtige Partner bin.