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Standardsoftware oder Eigenentwicklung: die ehrliche Rechnung.

Beide Seiten werden falsch gerechnet. Am Standard fehlen die Folgekosten, am Eigenbau fehlt der Betrieb. Was in die Rechnung gehört, ein offenes Beispiel und die Fälle, in denen Standard ohne Diskussion gewinnt.

Lesezeit etwa 9 Minuten.

Die kurze Antwort.

Standardsoftware gewinnt fast immer, wenn Ihr Ablauf derselbe ist wie bei anderen. Eigenentwicklung trägt dann, wenn genau dieser Ablauf der Grund ist, warum Kunden bei Ihnen kaufen. Der Bereich dazwischen ist der interessante, und dort entscheidet die Rechnung.

Diese Rechnung wird selten ehrlich aufgestellt. Auf der Standardseite steht meist der Lizenzpreis und darunter nichts mehr. Auf der Eigenbauseite steht der Entwicklungsaufwand und darunter ebenfalls nichts. Beide Spalten sind damit unvollständig, und zwar an verschiedenen Stellen. Wer sie so vergleicht, vergleicht nicht zwei Wege, sondern zwei Auslassungen.

Der Rest dieses Beitrags füllt die Lücken. Zuerst die vergessenen Kostenarten, dann ein offen vorgerechnetes Beispiel, dann die Fälle, in denen Sie gar nicht erst rechnen müssen.

Es sind drei Optionen, nicht zwei.

Die Frage heißt Make or Buy, aber in der Praxis gibt es einen dritten Weg, und er ist der häufigste. Ihn zu übersehen ist der erste Fehler in der Rechnung.

1. Weg 1

   Standard, wie geliefert

   Sie passen Ihren Ablauf an das Produkt an. Der billigste Weg, wenn Sie es aushalten.
2. Weg 2

   Standard mit Anpassung

   Das Produkt wird im Rahmen seiner Möglichkeiten gebogen. Jede Biegung kostet bei jedem Versionswechsel erneut.
3. Weg 3

   Eigenes neben dem Standard

   Das System bleibt, eine schmale eigene Anwendung trägt den Ablauf, der nirgends passt. Das ist meistens der realistische Fall.

Weg 2 und Weg 3 werden regelmäßig verwechselt. Beide kosten Entwicklungsaufwand, beide müssen gepflegt werden. Der Unterschied liegt darin, wem das Ergebnis gehört und was beim nächsten Versionswechsel des Standardprodukts damit passiert. Wer Weg 2 wählt, ohne das zu wissen, bezahlt Eigenentwicklung und bekommt keine.

Was auf der Standardseite vergessen wird.

Der Lizenzpreis ist der Teil, der im Angebot steht, und meistens der kleinere. Diese sechs Posten stehen selten daneben, fallen aber zuverlässig an.

• 01

  Anpassung

  Der Listenpreis gilt für die Software, wie sie ausgeliefert wird. Bezahlt wird, was danach kommt: Formulare, Felder, Berechtigungen, Auswertungen, ein Ablauf, den das Produkt so nicht vorsieht. Fragen Sie im Angebot nach dem Anteil, der auf Anpassung entfällt, und nach dem, was passiert, wenn der Aufwand höher ausfällt.

• 02

  Einführung und Schulung

  Die externen Schulungstage stehen im Angebot. Die Zeit Ihrer eigenen Leute steht nirgends: Key-User, die Stammdaten aufräumen, Abläufe abnehmen, Kollegen einarbeiten. Das ist der Posten, der in Projekten am zuverlässigsten unterschätzt wird.

• 03

  Wartung und Lizenzpflege

  Ein laufender Betrag je Platz und Jahr, oft mit Anpassungsklausel. Über einen Betrachtungszeitraum von fünf Jahren übersteigt dieser Posten regelmäßig den einmaligen Einführungsaufwand. Rechnen Sie ihn deshalb nicht pro Monat, sondern über den ganzen Zeitraum.

• 04

  Versionswechsel

  Jede Anpassung muss bei jedem größeren Versionswechsel erneut geprüft, oft nachgezogen werden. Je stärker Sie den Standard verbiegen, desto teurer wird jedes Update. Das ist der Punkt, an dem stark angepasster Standard und Eigenentwicklung sich in den Kosten annähern, ohne dass Ihnen der Code gehört.

• 05

  Integration

  Kaum ein System steht allein. Schnittstellen zu ERP, Maschinen, Versand oder Buchhaltung sind eigene Projekte mit eigener Pflege. Wer sie in der Rechnung vergisst, vergleicht ein fertiges Haus mit einem Rohbau.

• 06

  Abhängigkeit

  Preisanpassungen, Produktabkündigungen, ein Modul, das nur noch im neuen Paket enthalten ist. Der Wechsel zurück kostet den Export der Daten und die Neueinführung. Diese Kosten treten selten ein, aber wenn sie eintreten, ist die Rechnung ohne sie wertlos.

Die Posten Integration und Abhängigkeit sind die beiden, die am weitesten in die Zukunft reichen. Wie Sie den ersten greifbar machen, steht unter Schnittstellen und Integration. Was Sie beim zweiten vertraglich absichern können, steht unter Eigentum an Software.

Was auf der Eigenbauseite vergessen wird.

Hier ist der Entwicklungsaufwand die sichtbare Zahl. Was danach kommt, taucht im ersten Angebot oft gar nicht auf, obwohl es über fünf Jahre den größeren Teil ausmachen kann.

• 01

  Betrieb

  Server oder Hosting, Sicherung, geprüfter Wiederanlauf, Überwachung, Protokolle. Ohne Sicherung, die jemand einmal zurückgespielt hat, gibt es keine Sicherung. Dieser Posten ist klein, aber er läuft jeden Monat.

• 02

  Abhängigkeiten aktuell halten

  Jede Anwendung steht auf fremden Bausteinen, und die bekommen Sicherheitsaktualisierungen. Wer sie zwei Jahre liegen lässt, hat danach keinen Aufwand von zwei Tagen, sondern ein eigenes Projekt. Planen Sie feste Zeit im Jahr dafür ein.

• 03

  Weiterentwicklung

  Ein neuer Kunde mit eigener Etikettenvorschrift, eine geänderte Meldepflicht, eine zusätzliche Maschine. Software, die einen echten Prozess trägt, ist nie fertig. Die Frage ist nicht ob, sondern wer und zu welchen Konditionen.

• 04

  Personenabhängigkeit

  Wenn genau eine Person weiß, wie die Anwendung funktioniert, haben Sie kein Programm, sondern ein Risiko. Dagegen hilft nur Zugriff auf Quelltext und Umgebung, eine lesbare Dokumentation und mindestens ein zweiter Mensch, der das System schon einmal angefasst hat.

• 05

  Fachliche Klärung

  Der teuerste Teil einer Eigenentwicklung ist nicht das Programmieren, sondern die Entscheidung, was eigentlich gelten soll. Welche Regel gilt bei Teillieferung? Wer darf eine Sperre aufheben? Diese Zeit fällt bei Ihnen an, nicht beim Dienstleister.

• 06

  Test und Dokumentation

  Automatische Tests und eine knappe Betriebsdokumentation kosten Aufwand, der im ersten Angebot gern gekürzt wird. Ohne sie ist jede spätere Änderung ein Blindflug, und genau die späteren Änderungen entscheiden über die Gesamtkosten.

Ein Beispiel, offen vorgerechnet.

Angenommen, ein Fertigungsbetrieb mit gut hundert Mitarbeitern plant seine Fertigung heute in Excel und will das ablösen. Zur Wahl stehen ein Feinplanungsprodukt von der Stange und eine eigene Anwendung neben dem bestehenden ERP. Betrachtungszeitraum fünf Jahre, weil in dieser Zeit mindestens ein größerer Versionswechsel liegt.

Alle Beträge in Euro, gesetzt.

Was dieses Beispiel zeigt

Die beiden Summen liegen dicht beieinander. Das liegt an den gesetzten Zahlen und beweist nichts, es zeigt nur den Mechanismus: Sobald ein Standardprodukt nennenswert angepasst und angebunden werden muss, schrumpft sein Preisvorsprung. Ob er in Ihrem Fall verschwindet, sagt Ihnen erst Ihre eigene Rechnung. Wenn zwei Wege ungefähr gleich viel kosten, entscheidet nicht mehr der Preis, sondern was Sie für das Geld bekommen: einmal Zugang zu einem Produkt, einmal Quelltext, Daten und die Freiheit, den Ablauf zu ändern.

Wie schnell das Ergebnis kippt

Verschieben Sie eine einzige Annahme, und der Vergleich sieht anders aus. Zwei Rechnungen dazu, wieder mit gesetzten Zahlen.

• Statt 25 Plätzen sind es 60

  Die Lizenzen steigen im Beispiel von 67.500 auf 162.000 Euro, die Standardspalte auf 282.000 Euro. Die eigene Anwendung bleibt bei 200.000, weil sie nicht je Platz abgerechnet wird. Bei hohen Nutzerzahlen kippt die Rechnung zugunsten des Eigenbaus.

• Das Produkt passt ohne Anpassung

  Fallen die 60.000 Euro Anpassung und der größere Teil der Nacharbeit weg, steht die Standardspalte im Beispiel bei rund 117.500 Euro. Dann ist die Sache entschieden, und zwar gegen die Eigenentwicklung.

Daraus folgt die eigentliche Arbeit: Nicht die Summe ist das Ergebnis, sondern die Frage, an welcher Annahme sie hängt. In diesem Beispiel sind es zwei, die Nutzerzahl und der Anpassungsanteil. Klären Sie diese beiden, bevor Sie über Gesamtsummen sprechen.

Was in keiner Kostenzeile steht.

Drei Größen entscheiden häufig mit, lassen sich aber schlecht in Euro schreiben. Sie gehören trotzdem in die Vorlage für die Geschäftsführung, dann eben als Satz statt als Zahl.

Wann Standard klar gewinnt.

Diese sechs Punkte sind kein Abwägen, sondern ein Abbruchkriterium. Wenn drei davon zutreffen, hören Sie mit dem Rechnen auf und kaufen. Jede Stunde, die Sie danach noch in einen Vergleich stecken, ist verloren.

• 01

  Der Ablauf ist von außen vorgegeben: Lohn, Finanzbuchhaltung, Steuermeldungen, Zoll. Hier ändert sich das Regelwerk regelmäßig, und Sie wollen nicht derjenige sein, der es nachbaut.

• 02

  Kein Kunde entscheidet sich wegen dieses Ablaufs für Sie. Was niemand sieht, muss nicht besonders sein, es muss funktionieren.

• 03

  Sie finden mehrere Anbieter, die Ihren Ablauf in der Demonstration ohne Anpassung zeigen können. Nicht erzählen, zeigen, mit Ihren eigenen Beispieldaten.

• 04

  Viele Nutzer, wenig Sonderfälle. Je größer die Nutzerzahl, desto mehr wiegt der Vorteil, dass Schulungsmaterial, Fehlerbehebung und Personalsuche schon existieren.

• 05

  Im Haus gibt es niemanden, der Software fachlich betreuen kann und das auch will. Ein Eigenbau ohne internen Ansprechpartner wird nach zwei Jahren zum Fremdkörper.

• 06

  Die Anforderung ist unscharf und wird sich noch mehrfach drehen. Dann ist ein Produkt, das schon Meinungen mitbringt, der billigere Weg zur Klärung.

Das ist nicht Bescheidenheit, sondern Rechnen. Eine Buchhaltung selbst zu bauen ist keine Entscheidung, sondern ein Fehler. Wer Ihnen an dieser Stelle eine Eigenentwicklung anbietet, verkauft Ihnen Aufwand, keinen Nutzen.

Wann eine eigene Anwendung trägt.

Spiegelbildlich dazu die Lage, in der der Eigenbau die günstigere Antwort ist. Auch hier gilt: Ein einzelner Punkt reicht nicht.

• 01

  Der Ablauf ist der Grund, warum Kunden bei Ihnen kaufen: eine Kalkulationslogik, eine Konfiguration, eine Terminzusage, die andere so nicht geben.

• 02

  Der Standard verlangt, dass Sie Ihren Ablauf ändern, und die Änderung kostet mehr als die Software. Das kommt vor und wird selten ausgerechnet.

• 03

  Es geht um eine schmale Funktion neben dem System, das bleibt, nicht um den Ersatz des ganzen Systems.

• 04

  Die Daten liegen längst in ERP, Maschinen oder Zeiterfassung. Was fehlt, ist der Ablauf darüber, nicht ein weiteres Datensilo.

• 05

  Sie zahlen heute schon für Anpassungen am Standard, die jeden Versionswechsel überstehen müssen. Dann tragen Sie die Kosten einer Eigenentwicklung, ohne die Rechte zu haben.

Der letzte Punkt verdient eine eigene Prüfung. Sehr viele Mittelständler zahlen bereits für Eigenentwicklung, nur heißt sie im Angebot Anpassung und sitzt im ERP. Was dabei entsteht und wie man es sortiert, steht unter ERP ablösen oder ergänzen. Und was heute schon neben dem System läuft, zeigt die Inventur der Schatten-IT.

So stellen Sie die Rechnung im eigenen Haus auf.

Sie brauchen keine Bewertungsmatrix mit dreißig Kriterien. Sie brauchen zwei Spalten, einen festgelegten Zeitraum und die Disziplin, beide Spalten gleich unangenehm zu behandeln.

1. Schritt 1

   Horizont festlegen, bevor Zahlen kommen

   Fünf Jahre sind ein brauchbarer Vorschlag, weil in dieser Zeit mindestens ein größerer Versionswechsel liegt. Legen Sie den Zeitraum fest, bevor Sie Angebote lesen, sonst wählen Sie hinterher den Zeitraum, der zum Wunschergebnis passt.

2. Schritt 2

   Beide Spalten gleich behandeln

   Interne Zeit bekommt auf beiden Seiten denselben Stundensatz. Wer die eigenen Leute auf der Standardseite gratis rechnet und auf der Eigenbauseite bepreist, hat die Entscheidung schon getroffen.

3. Schritt 3

   Den Ausstieg mitrechnen

   Notieren Sie zu jeder Spalte in zwei Sätzen, was ein Ausstieg nach drei Jahren kostet. Welches Format haben die Daten dann, wer kommt an sie heran, was ist zu bezahlen. Das ist keine Nebenrechnung, sondern der Preis Ihrer Beweglichkeit.

4. Schritt 4

   Eine Annahme benennen, die kippen kann

   Jede solche Rechnung hat eine Zahl, an der alles hängt: die Nutzerzahl, der Anpassungsanteil, die Zahl der Schnittstellen. Schreiben Sie sie auf und rechnen Sie ein zweites Ergebnis mit verdoppeltem Wert.

5. Schritt 5

   Annahmen datieren und ablegen

   In zwei Jahren wird jemand fragen, warum so entschieden wurde. Eine Seite mit Datum, Annahmen und dem Ergebnis beider Varianten beantwortet das. Ohne sie beginnt die Diskussion von vorn, diesmal ohne Zahlen.

Häufige Fragen.

Begriffe, die in diesem Beitrag vorkommen, sind im Glossar erklärt. Weitere Fragen zu Zusammenarbeit und Ablauf beantwortet die Fragensammlung. Wenn Sie Ihre Rechnung gegenlesen lassen wollen, auch mit dem Ergebnis, dass Sie besser kaufen: schildern Sie Ihren Fall.